METODA 5 WHYS

Metoda pięć razy dlaczego (ang. five whys / 5whys) jest stosowana do wykrywanie przyczyn defektów lub problemów. Twórcą metody jest Japończyk Sakichi Toyoda, który zastosował ją w latach 30. XX wieku w stworzonym przez siebie koncernie Toyota Production System. Toyota wyznaje zasadę „idź i zobacz”. Oznaczało to podejmowanie decyzji opartej na tym co faktycznie się działo na hali produkcyjnej. Obecnie jest 5 Whys stosowana jest w fazie analizy metodologii DMAIC, który należy do Six Sigma

Metoda polega na dotarciu do przyczyn źródłowych wystąpienia problemu poprzez pięciokrotne zadanie pytania „dlaczego?“. Seria pytań, pozwala zbadać związki przyczynowo skutkowe, które odnoszą się do danego problemu.

Cel metody 5 whys

Celem metody jest dotarcie (ustalenie) prawdziwej przyczyny problemu (defektu, luki itp.), wykraczającej poza zwykle zauważalne objawy. Ścieżka dojścia do rzeczywistego problemu jest iteracyjna. Liczba powtórzeń pytań „dlaczego” w założeniu nie oznacza pięciu podejść. To liczba umowna. Należy tyle razy zastosować, by przyczyna problemu została rzeczywiście odkryta. Mogą to być cztery powtórzenia, może być pięć, sześć…

Kluczowe jest określenie (zdefiniowanie) właściwego problemu. Pierwsze pytanie „dlaczego?” uruchamia proces. Samo zadawanie pytań nie przynosi efektu. Trzeba na nie odpowiedzieć. Trzeba zebrać informacje, dane, może coś porównać. To też praca wymagająca zaangażowania. Dlatego interwały czasowe między kolejnymi pytaniami mogą być różne. 

Metoda wymaga stawiania odpowiednich i właściwych pytań. W jej stosowaniu potrzebna jest też dyscyplina oraz wytrwałość w analizie pytań i odpowiedzi. Tylko wtedy można dojść do pożądanych rozwiązań. Metoda wymaga praktyki. Im częściej jej będziemy używać, tym sprawniej będziemy dochodzili do rzeczywistych przyczyn problemów.

Zastosowanie metody 5 whys na przykładzie zrobienia pysznej pizzy w domu.

Problem jest taki, że wypieczona pizza nie wyrosła i nie ma puszystych przypieczonych brzegów.

Przykład problemu z pizzą

• Dlaczego? Bo ciasto nie miało czasu wyrosnąć.
• Dlaczego? Bo ciasto zostało nastawione na dwie godziny przed wypiekiem, a potrzebuje przynajmniej kilkunastu godzin.
• Dlaczego? Bo wczoraj nie było mąki i dopiero dziś ją kupiliśmy.
• Dlaczego? Bo zapasy mąki się wyczerpały
• Dlaczego? Bo nie zostały sprawdzone stany magazynowe mąki i nie zostały one uzupełnione przy cotygodniowych zakupach.

Wniosek: należy na 3-4 dni przed wypiekiem sprawdzać stan zapasów produktów do zrobienia pizzy, czyli mąki, pomidorów pelati i innych dodatków do pizzy.

Jak widać na przykładzie, 5 Whys jest metodą do znalezienia pojedynczej przyczyny problemu. Jest bardziej metodą środków zaradczych niż samych rozwiązań. Umożliwia zespołowi zogniskować się na znalezieniu głównej przyczynie badanego problemu. Osoby zaangażowane w proces powinny znać problem jak też mieć możliwość analizy jego przyczyn. Dopiero pod tymi warunkami cały proces aktywizuje uczestników do zadawania właściwych pytań oraz do szukania na nie odpowiedzi. 

Metoda 5 Why to nie mechaniczne zadawanie 5 razy „dlaczego?” By metoda została dobrze i skutecznie zastosowana, to stosujemy siedmiostopniowym proces:

1. Zbierz zespół ludzi, którzy znają specyfikę problemu i proces, który naprawiamy.
2. Zdefiniuj problem, co jest kluczowym elementem do dalszego zadawania pytań.
3. Zadaj pierwsze pytanie „dlaczego problem występuje?”. Odpowiedzi muszą być oparte na faktach, na tym co rzeczywiście się wydarzyło.
4. Zapytaj „dlaczego?” jeszcze cztery razy. Za każdym razem sformułuj pytanie w odpowiedzi na właśnie zapisaną odpowiedź. Postaraj się szybko przechodzić z jednego pytania do drugiego, aby mieć pełny obraz, zanim przejdziesz do jakichkolwiek wniosków.
5. Wiedz, kiedy przestać. A będziesz to wiedział, gdy ujawni się pierwotna przyczyna problemu, a następne pytanie „dlaczego?” nie da już więcej użytecznych odpowiedzi. Gdy to nastąpi, przejdź do działania.
6. Zajmij się zidentyfikowanymi przyczynami.  Skoncentruj się na głównej przyczynie, by ją omówić i uzgodnić środki zaradcze zapobiegające ponownemu wystąpieniu problemu.
7. Monitoruj swoje pomiary. Zastosowane środki zaradcze eliminują bądź ograniczają początkowy problem. Przy skorygowaniu działań w razie potrzeby powtórz proces jeszcze raz, by być pewnym, że zidentyfikowałeś główną przyczynę.

Metoda 5 Whys jest narzędziem do odkrywania prostych i średnio trudnych problemów. Wykorzystanie metody może przyczynić się do wyeliminowania kolejnych problemów w funkcjonowaniu organizacji, inicjowania poprawy jakości zadań podejmowanych w departamencie, działającej linii produkcyjnej czy realizowanych projektach.

Źródła:

https://www.mindtools.com/pages/article/newTMC_5W.htm [dostęp 4.03.2021]

https://www.isixsigma.com/tools-templates/cause-effect/determine-root-cause-5-whys/ [dostęp 4.03.2021]